Κιβώτια για την αποθήκευση εγγράφων και εγγράφων

2024 Συγγραφέας: Sierra Becker | [email protected]. Τελευταία τροποποίηση: 2024-02-26 04:45

Η παραγγελία στα έγγραφα είναι σημαντική για βέλτιστα και γρήγορα αποτελέσματα εργασίας. Αυτό σας επιτρέπει να βρείτε γρήγορα τα απαραίτητα χαρτιά, καθώς και να τα προστατεύσετε από την επίδραση εξωτερικών παραγόντων. Για να διασφαλίσετε τη συστηματοποίηση και την ασφάλεια των εγγράφων, πρέπει να γνωρίζετε πώς να τα αρχειοθετείτε σωστά και ποια μέσα χρειάζονται για αυτό.

Αρχειοθέτηση εγγράφων

Οποιαδήποτε σφαίρα της ανθρώπινης ζωής από τη γέννηση έως την τελευταία ημέρα συνοδεύεται από γραφειοκρατία. Μπορεί να έχουν διαφορετική σημασία, αξία, διάρκεια αποθήκευσης. Αλλά το γεγονός ότι τα περισσότερα από αυτά πρέπει να διατηρούνται σε καλή κατάσταση για ορισμένο χρονικό διάστημα είναι γεγονός. Για να διασφαλίσετε την αποθήκευση των χαρτιών για μεγάλο χρονικό διάστημα, χρησιμοποιήστε κουτιά για την αποθήκευση εγγράφων. Σήμερα, μπορούν να αγοραστούν ελεύθερα ή να κατασκευαστούν στο χέρι.

Σχετικότητα αποθήκευσης χαρτιού

Υπάρχει πάντα ανάγκη αποθήκευσης πρωτοτύπων και αντιγράφων.

• Μικρό, μεσαίο καιμεγάλες επιχειρήσεις, σε κρατικούς φορείς, η αρχειοθέτηση είναι νομική απαίτηση.
• Στο γραφείο, ειδικά σε HR, λογιστικές, εμπορικές εταιρείες, αυτό σας επιτρέπει να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία εργασίας, να ξεφορτώσετε τον χώρο εργασίας και να διασφαλίσετε τη συνέχεια των λειτουργιών τόσο για νέους όσο και για υφιστάμενους υπαλλήλους.
• Στο σπίτι, αυτό διασφαλίζει την τάξη και τη δυνατότητα εύρεσης των απαραίτητων εγγράφων τη σωστή στιγμή, ακόμη και σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης.

Αξεσουάρ αρχειοθέτησης

Τα κουτιά αποθήκευσης εγγράφων χρησιμοποιούνται συχνότερα για εξοικονόμηση χαρτιού. Σήμερα, τα κενά για αυτά είναι διαθέσιμα προς δωρεάν πώληση. Κατά κανόνα, παρέχονται για χαρτιά Α4. Υπάρχουν όμως και άλλα μεγέθη. Ορισμένοι κατασκευαστές προσφέρουν στους καταναλωτές ειδικά χάρτινα κουτιά στα οποία μπορούν να αποθηκευτούν πολλά κουτιά χαρτιού. Πωλούνται ασυναρμολογημένα και μια απλή οδηγία καθιστά εύκολο για κάθε αγοραστή να τα συναρμολογήσει. Η χρήση τέτοιων κουτιών σάς επιτρέπει να απαλλαγείτε από περιττά επαγγελματικά χαρτιά και, εάν είναι απαραίτητο, να βρείτε γρήγορα το σωστό έγγραφο. Η σωστά επιλεγμένη μορφή κουτιού σάς επιτρέπει να λύσετε βέλτιστα το ζήτημα του χώρου και να εξοικονομήσετε πολύτιμα υλικά για μεγάλο χρονικό διάστημα. Και μια σαφής δομή των πρωτοτύπων και των αντιγράφων κατά καιρούς αυξάνει την ταχύτητα των εργασιών από τους υπαλλήλους.

Αποθήκευση εγγράφων στο γραφείο

Τα χαρτόκουτα είναι η καλύτερη επιλογή για την προστασία των χαρτιών από τα στοιχεία στο χώρο εργασίας.αποθήκευση εγγράφων. Για τη χρήση τους απαιτείται η διανομή των υλικών σε ομάδες ανά θέμα και η συλλογή τους είτε μαζικά, είτε σε ξεχωριστά αρχεία, είτε σε φακέλους, φακέλους ή άλλους τύπους αυτών. Στη συνέχεια, σηκώστε τα κουτιά σύμφωνα με τις απαιτούμενες διαστάσεις. Είναι φθηνά, οπότε μπορείτε να αγοράσετε την ποσότητα που χρειάζεστε. Τα κουτιά χαρακτηρίζονται από ευρυχωρία, ανθεκτικότητα και φιλικότητα προς το περιβάλλον. Οι υποδοχές χειρός διευκολύνουν την παραλαβή και τη μεταφορά, ενώ το καπάκι (με μεντεσέδες ή αφαιρούμενο) κρατά τη σκόνη έξω. Εξωτερικά στο χαρτόνι μπορείτε να υπογράψετε τον τύπο των εγγράφων. Κατά κανόνα, τα κουτιά αποθήκευσης γραφείου πωλούνται ασυναρμολογημένα με έντυπες γραφικές οδηγίες, ώστε να μπορούν εύκολα να συναρμολογηθούν και να αποσυναρμολογηθούν και, εάν είναι απαραίτητο, να κρυφτούν σε ένα απομονωμένο μέρος.

Παράδοση εγγράφων για μακροπρόθεσμη εξοικονόμηση

Καμία κρατική υπηρεσία ή ιδιωτική επιχείρηση που διεξάγει σοβαρές επιχειρηματικές δραστηριότητες δεν μπορεί να κάνει χωρίς αρχειοθέτηση εγγράφων. Τα διοικητικά, φορολογικά, προσωπικού, λογιστικά και άλλα έγγραφα έχουν διαφορετική περίοδο αποθήκευσης, η οποία ρυθμίζεται από τον κατάλογο Νο. 578. Πρόκειται για μια υποχρεωτική διαδικασία, η οποία συχνά προβλέπει μια αρκετά μεγάλη περίοδο αποταμίευσης (έως 75 έτη). Στην περίπτωση αυτή, όλα τα χαρτιά ταξινομούνται, τοποθετούνται σε κουτιά και παραδίδονται στις εγκαταστάσεις που προβλέπονται για τους σκοπούς αυτούς. Υπάρχουν ειδικές απαιτήσεις για τα κουτιά σε αυτή την περίπτωση: πρέπει να είναι κατασκευασμένα από ανθεκτικό χαρτόνι (ιδανικά, εάν πληρούν την απαίτηση GOST, τότε έχουν επίσηςπαρόμοια με την καθορισμένη περίοδο εγγύησης). Σε αυτή την περίπτωση, είναι προτιμότερο να χρησιμοποιείτε αρχειακά κουτιά για την αποθήκευση εγγράφων και κουτιών από χαρτόνι. Τα τελευταία είναι η θήκη για πολλά δοχεία για χαρτιά. Έχουν χορδές καθώς προορίζονται για μακροχρόνια αποθήκευση.

Για ευκολία, μπορείτε επίσης να παραλάβετε κουτιά για κάθετη και οριζόντια αποθήκευση υλικών. Θα πρέπει επίσης να ληφθεί υπόψη ότι υπάρχουν ιδιωτικές επιχειρήσεις που είναι έτοιμες να κατασκευάσουν δοχεία για χαρτιά σύμφωνα με τις διαστάσεις που δίνει ο πελάτης.

Αρχείο

Κάθε ενήλικας πρέπει να ανησυχεί για τη διατήρηση σημαντικών χαρτιών στους τοίχους του σπιτιού του. Εξάλλου, πολύ συχνά πρέπει να προσκομίσετε έγγραφα που να επιβεβαιώνουν την ταυτότητά σας, την εκπαίδευση, την ιδιοκτησία σας κ.λπ. Για να αποφύγετε περιττά οικονομικά έξοδα και να μπορέσετε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, πρέπει να φυλάξετε κάρτες εγγύησης για τις οικιακές συσκευές, εγχειρίδια για λειτουργία, αποδείξεις αγοράς. Μπορεί να χρειαστούν επειγόντως έγγραφα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης: σε περίπτωση ξαφνικής αναχώρησης, πυρκαγιάς, φυσικής καταστροφής, εκκένωσης του πληθυσμού…

Τα πρωτότυπα και τα αντίγραφα των τίτλων πρέπει να βρίσκονται σε ένα μέρος, κρυμμένα από τα αδιάκριτα βλέμματα, ταξινομημένα και προστατευμένα από εξωτερικούς παράγοντες. Είναι καλό εάν για το σκοπό αυτό προετοιμάζεται ένα κουτί για την αποθήκευση εγγράφων στο σπίτι. Μπορεί να αγοραστεί, να γίνει αγοράζοντας ένα κενό χαρτόνι σε ένα κατάστημα σε μικρή τιμή ή μπορείτε να προσαρμόσετε οποιοδήποτε περιττό κουτί. Εάν δεν έχει αρχειοθετηθείπρωτότυπα, η επίπονη αναζήτησή τους θα εξασφαλιστεί και η αποκατάσταση σε περίπτωση απώλειας θα απαιτήσει πολύ χρόνο, οικονομικά και το πιο σημαντικό, νεύρα.

Οργάνωση αξιών σπιτιού

Για να αγοράσετε κουτιά για την αποθήκευση χαρτιών και εγγράφων ή να τα φτιάξετε μόνοι σας, πρέπει να αποσυναρμολογήσετε όλα τα υλικά και να τα ταξινομήσετε σε ομάδες, για παράδειγμα:

• προσωπικά έγγραφα;
• χαρτιά που δείχνουν ιδιοκτησία;
• δανειακές συμβάσεις, πληρωμές για συναλλαγές;
• έγγραφα σχετικά με την κατάσταση της υγείας των μελών της οικογένειας, εξετάσεις που πέρασαν, γνωματεύσεις γιατρών;
• υλικά που επιβεβαιώνουν την πληρωμή για αγαθά, κάρτες εγγύησης κ.λπ.

Είναι απαραίτητο να ληφθεί υπόψη η περίοδος ισχύος των τίτλων, επειδή ορισμένες από αυτές μπορεί να μην είναι σχετικές κατά τη στιγμή της ανάλυσης.

Συμβουλές για τη διανομή υλικού

Τα πρωτότυπα και τα αντίγραφα ενδέχεται να διαφέρουν σε μέγεθος, επομένως τα κουτιά αρχειοθέτησης μπορούν επίσης να ταιριάζουν. Σε αυτήν την περίπτωση, τα πρωτότυπα μπορούν να ταξινομηθούν:

• με σειρά σπουδαιότητας;
• κατά μέγεθος;
• σύμφωνα με την περίοδο συνάφειας;
• κατά τύπο (εργασία, σπίτι…);
• σε εκδηλώσεις.

Μια τέτοια συστηματοποίηση θα εξοικονομήσει χρόνο στην αναζήτηση των σωστών χαρτιών και θα τα προστατεύσει από παιδιά, ξένους και εξωτερικούς παράγοντες.

κουτιά αποθήκευσης DIY

Η κύρια διαφορά μεταξύ οικογενειακών και υλικών γραφείου είναι το μέγεθός τους: στη δουλειάαυτό είναι συνήθως Α4, ενώ στο σπίτι το χαρτί είναι πολύ διαφορετικό. Επομένως, μπορείτε να φτιάξετε κουτιά για την αποθήκευση εγγράφων με τα χέρια σας. Υπάρχουν πολλές επιλογές:

1. Μπορείτε να αγοράσετε ένα κενό σε οποιοδήποτε οικιακό τμήμα του σούπερ μάρκετ και, ακολουθώντας τις οδηγίες, να το συναρμολογήσετε.
2. Αν χρειάζεστε ένα κουτί μικρών μεγεθών, τότε πρέπει να πάρετε τα σχέδια, να τα κατεβάσετε, να τα μεταφέρετε σε χαρτόνι και να τα κολλήσετε. Εάν οι καθορισμένες διαστάσεις δεν ταιριάζουν στον χρήστη, μπορείτε να μεταφέρετε το σχέδιο σε χαρτί, ενώ μειώνετε τις διαστάσεις του τεμαχίου εργασίας αρκετές φορές.
3. Η πιο εύκολη επιλογή είναι να πάρετε οποιοδήποτε κουτί δεν χρειάζεστε και να το βάλετε στην αποθήκευση για τα πρωτότυπα.
4. Φτιάξτε σύμφωνα με το δικό σας σχέδιο. Έτσι, για παράδειγμα, για να φτιάξετε ένα κουτί για προσωπικά έγγραφα (διαβατήρια, πιστοποιητικά γέννησης, δικαιώματα, διπλώματα εκπαίδευσης), πρέπει να πάρετε 2 φύλλα ισχυρού χαρτιού (χαρτόνι), να κόψετε ένα τετράγωνο του απαιτούμενου μεγέθους από το καθένα, προσθέστε επιπλέον 1,5 εκ. σε ένα (για το καπάκι). Στη συνέχεια διπλώστε κάθε φύλλο στη μέση και κατά μήκος διαφορετικών διαγωνίων. Θα πρέπει να υπάρχουν 3 γραμμές συνολικά. Στη συνέχεια, οι γωνίες πρέπει να λυγίσουν προς το κέντρο και, στη συνέχεια, κάθε πλευρά πρέπει να διπλωθεί έτσι ώστε η άκρη της να περάσει από τη μέση του φύλλου. Το τελευταίο βήμα είναι να συναρμολογήσετε το χάρτινο κουτί κατά μήκος των υπαρχουσών γραμμών και να κολλήσετε τα πλαϊνά.

Ταυτόχρονα, κάθε τέτοιο κουτί μπορεί να διακοσμηθεί ώστε να ταιριάζει με το χρώμα του εσωτερικού χρησιμοποιώντας χρωματιστό χαρτί, κόλλα, ψαλίδι. Οι γεμάτες "θόλος" πρέπει να φυλάσσονται μακριά από το άμεσο ηλιακό φως, την υγρασία και τα παιδιά.

Τα έγγραφα είναι σύντροφοι της ανθρώπινης ζωής. Μπορείτε να διασφαλίσετε την ασφάλειά τους με τη βοήθεια κουτιών για την αποθήκευση εγγράφων στο αρχείο και εάν η οικονομική κατάσταση δεν το επιτρέπει, τότε μπορείτε να τα κατασκευάσετε μόνοι σας χρησιμοποιώντας αυτοσχέδια υλικά. Και στη συνέχεια παρέχεται μια ήρεμη ατμόσφαιρα στη δουλειά και στο σπίτι.